Thủ tục đăng ký chữ ký số
Doanh nghiệp, cá nhân cần chuẩn bị các hồ sơ như sau để làm thủ tục đăng kí sử dụng chữ kí số:
Phiếu đăng ký/ Hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng thư chữ ký số theo mẫu
Giấy xác nhận thông tin/ Biên bản bàn giao
Giấy tờ kèm theo:
Đối với cá nhân: giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực hoặc giấy tờ chứng minh miễn thị thực còn hiệu lực (đối với cá nhân là người nước ngoài)
Đối với tổ chức:
- Quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư.
- Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của tổ chức.
- Nếu người ký không phải là đại diện pháp luật thì phải kèm giấy ủy quyền và căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử được tạo bằng công nghệ mã hóa, có giá trị pháp lý để xác thực người ký và đảm bảo toàn vẹn dữ liệu trong các giao dịch điện tử.
Có. Theo Luật Giao dịch điện tử và Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số do CA hợp pháp cấp (như Vi Na) có giá trị tương đương chữ ký tay và con dấu.
- Kê khai, nộp thuế điện tử
- Khai báo hải quan, BHXH
- Ký hợp đồng, văn bản điện tử
- Phát hành hóa đơn điện tử
- Xác thực các giao dịch online
- Doanh nghiệp
- Hộ/cá nhân kinh doanh
- Cá nhân ký hợp đồng, giao dịch điện tử
Không. Mỗi chứng thư số gắn liền với một chủ thể duy nhất.
Có, vì sử dụng công nghệ mã hóa PKI, đảm bảo dữ liệu không thể chỉnh sửa sau khi ký.
Thông thường 1 – 3 năm, sau đó cần gia hạn.
Có, chỉ cần cài phần mềm và kết nối USB Token hoặc thiết bị ký từ xa (HSM).
- Chữ ký điện tử: khái niệm chung (scan chữ ký, OTP…).
- Chữ ký số: loại chữ ký điện tử đặc biệt, có giá trị pháp lý cao nhất.
Thông báo ngay cho Vi Na để khóa chứng thư số và cấp lại thiết bị mới.
→ Có. Khi ký số trên văn bản/hóa đơn, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật.
→ Không giới hạn. Doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều chữ ký số để phân quyền cho kế toán, giám đốc, chi nhánh.
→ Có. Doanh nghiệp có thể ngừng gia hạn chữ ký số cũ và đăng ký mới tại Vi Na mà không ảnh hưởng đến pháp lý.
→ Có, nhiều ngân hàng hỗ trợ ký số để phê duyệt giao dịch online thay cho OTP.
→ Có. Nếu thông tin pháp lý thay đổi (tên công ty, MST…), cần cấp lại chứng thư số mới để đảm bảo tính pháp lý.
→ Có, nhưng phải có văn bản ủy quyền nội bộ. Người đại diện pháp luật vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng về tính hợp pháp.
→ Tốt nhất nên gia hạn trước 15 – 30 ngày để tránh gián đoạn dịch vụ.
→ Hỗ trợ qua: hotline 24/7, email, remote desktop, và trực tiếp tại văn phòng.
→ Có. Vi Na công khai bảng giá trên website và có hợp đồng dịch vụ rõ ràng.
| Vấn đề | Nguyên nhân | Cách xử lý |
| Không cài được phần mềm ký số. | Hệ điều hành không tương thích, cài bản lỗi. | Gỡ và cài lại bản chính thức từ Vi Na. |
| Máy không nhận USB Token. | Lỗi cổng USB, driver hoặc Token hỏng. | Thử cổng khác, cài driver, kiểm tra trên máy khác. |
| Quên mật khẩu USB Token. | Người dùng quên PIN. | Liên hệ Vi Na để reset, không tự dò. |
| Báo “chứng thư số hết hạn”. | Hết hạn sử dụng. | Gia hạn chứng thư số tại Vi Na. |
| Lỗi “không tìm thấy chứng thư số”. | Chưa cắm Token, driver lỗi, chứng thư bị thu hồi. | Kiểm tra kết nối, cài lại, liên hệ Vi Na. |
| Ký hóa đơn nhưng không hiển thị chữ ký. | Trình duyệt/ứng dụng không hỗ trợ. | Cài plugin hoặc đổi trình duyệt. |
| Báo “chữ ký không hợp lệ”. | File bị chỉnh sửa sau khi ký, chứng thư hết hạn. | Ký lại bằng chứng thư còn hiệu lực. |
| Hồ sơ đăng ký chữ ký số bị từ chối. | Sai/mờ giấy tờ, thông tin không khớp. | Gửi lại hồ sơ đầy đủ, rõ ràng theo hướng dẫn Vi Na. |
Link hữu ích
Kiểm tra thông tin chứng thư số: http://ldap1.smartsign.com.vn
Kiểm tra thông tin chứng thư số: http://ldap256.smartsign.com.vn
Kiểm tra tình trạng chứng thư số online: http://ocsp1.smartsign.com.vn
Kiểm tra tình trạng chứng thư số online: http://ocsp256.smartsign.com.vn
Danh sách chứng thư số thu hồi: http://crl1.smartsign.com.vn
Danh sách chứng thư số thu hồi: http://crl256.smartsign.com.vn
Tài liệu
Giấy đăng ký/ Hợp đồng cung cấp và sử dụng dịch vụ 3 bên:
Mã SHA256 của file: 0db727300ce986b30e2c992e94cd049a4871eddd5000e6f082c5e9cb3333d9c2
Giấy xác nhận thông tin/ Biên bản bàn giao:
Mã SHA256 của file: 2eee240055c9b347bd36c20710219659d5fd2170a85802dd3dfc359abee4bbdc
Phần mềm cấp CTS cho đại lý (chỉ giải nén, không cài đặt):
Mã SHA256 của file: ba6f4df654ae71046115b4d2c73607075fce459bd4984431680f0028b542afaa
Quy chế chứng thực SmartSign-CA-2025:
Mã SHA256 của file: 98b0b31f96c870ae95a1e9689bdc4f579082d866b5352c2ea8df9650a393171b
Quy chế chứng thực SmartSign-CA-2024:
Mã SHA256 của file: ab68e1adfdb53fb2ef19f565c0976b7dc37c61422ac982953060fec47fa843b8
