Thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử
Thủ tục đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo quy định hiện hành (Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC), áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh:
Điều kiện cần có:
- Chữ ký số hợp lệ (USB Token hoặc dịch vụ ký số từ nhà cung cấp được cấp phép).
- Doanhnghiệp/Hộ kinh doanh đã làm định danh bước 2.
- Kết nối Internet và email để nhận thông báo từ cơ quan thuế.
Hồ sơ, thủ tục đăng ký:
- Liên hệ với phần mềm hóa đơn điện tử Vi Na để thực hiện kí hợp đồng sử dụng hóa đơn điện tử.
- Đăng nhập vào tài khoản trên phầm mềm hóa đơn.
- Lập và kí tờ khai theo mẫu 01/ĐKT-HĐĐT có sẵn trên phầm mềm hóa đơn điện tử Vi Na, kê khai các thông tin sau:
1. Thông tin doanh nghiệp (tên, MST, địa chỉ, người đại diện…).
2. Hình thức sử dụng HĐĐT (có mã của cơ quan thuế / không có mã).
3. Loại hóa đơn (Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT…)
Chờ phản hồi từ cơ quan thuế:
- Nếu chấp nhận, doanh nghiệp được phép phát hành HĐĐT.
- Nếu từ chối, cơ quan thuế sẽ nêu rõ lý do, doanh nghiệp điều chỉnh và gửi lại.
Câu hỏi thường gặp
Là hóa đơn được lập, ký số và gửi cho người mua bằng phương tiện điện tử.
Có, nếu có chữ ký số hợp lệ và tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Tất cả doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh (trừ trường hợp được gia hạn).
- Có mã của cơ quan thuế
- Không có mã của cơ quan thuế
- Các chứng từ được coi như hóa đơn
- Chữ ký số hợp lệ
- Phần mềm kết nối cơ quan thuế
- Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
Không, chỉ cần nhận hóa đơn qua email hoặc cổng tra cứu.
Tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nêu rõ khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sẽ không hủy hóa đơn đã lập có sai sót mà thay vào đó sẽ sử dụng các phương án điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai.
Không bắt buộc, nhưng có thể in để tiện lưu trữ.
Ít nhất 10 năm.
Có, chỉ cần chứng thư số còn hiệu lực.
→ Không bắt buộc. Chỉ cần có chữ ký số hợp lệ là đủ pháp lý.
→ Không. Từ 2022, hóa đơn điện tử là hình thức bắt buộc, khách hàng phải chấp nhận theo quy định của cơ quan thuế.
→ Tạm thời không. Doanh nghiệp cần kết nối internet để gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
→ Có. Vi Na cung cấp cổng tra cứu online để khách hàng tải hóa đơn trực tiếp.
→ Có. Hóa đơn điện tử có thể xuất bằng tiếng Anh, định dạng PDF/XML, gửi qua email quốc tế.
→ Có thể in ra để tiện theo dõi, nhưng bản điện tử mới là bản gốc có giá trị pháp lý.
→ Không cần đăng ký lại mẫu hóa đơn, chỉ cần cập nhật chữ ký số mới để phát hành tiếp.
→ Có. Vì hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống phần mềm và máy chủ của đơn vị cung cấp, có thể tra cứu và tải lại bất cứ lúc nào.
| Vấn đề | Nguyên nhân | Cách xử lý |
| Không phát hành được hóa đơn. | Token chưa cắm, driver lỗi, chứng thư hết hạn. | Kiểm tra thiết bị, cài lại, gia hạn chứng thư. |
| Hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối. | Sai XML, sai thông tin, trùng số hóa đơn. | Sửa dữ liệu, phát hành hóa đơn thay thế. |
| Không gửi được hóa đơn qua email. | Sai email, hệ thống chặn file. | Kiểm tra email, gửi lại link tra cứu. |
| Ký xong nhưng không hiển thị chữ ký số. | Trình duyệt/ứng dụng không hỗ trợ. | Dùng phần mềm đọc hóa đơn chuyên dụng (Adobe Reader). |
| Mất hóa đơn điện tử. | Người dùng xóa/lỗi thiết bị. | Tra cứu và tải lại trên hệ thống Vi Na. |
| Sai số tiền/thuế suất. | Sai sót khi lập. | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. |
| Không đăng nhập được hệ thống thuế. | Sai tài khoản, hệ thống bảo trì. | Kiểm tra thông tin đăng nhập, gọi hotline cơ quan thuế. |
Link hữu ích
Phần mềm ký hóa đơn: https://nascmc.smartsign.com.vn//Download/SmartVas3.0Setup.rar
Mẫu import sản phẩm: https://nascmc.smartsign.com.vn//Download/dssanpham_hd.xlsx
Mẫu import khách hàng: https://nascmc.smartsign.com.vn//Download/dssanpham_hd.xlsx
Mẫu biên bản điều chỉnh: https://nascmc.smartsign.com.vn//Download/TT78/BienBanDieuChinh.docx
Mẫu biên bản thay thế: https://nascmc.smartsign.com.vn//Download/TT78/BienBanThayThe.docx
Phần mềm tải xml, pdf và in hàng loạt hóa đơn: https://view.smartsign.com.vn/login
