1. Trong quá trình sử dụng, nếu gặp sự cố về thiết bị, lỗi kỹ thuật hoặc khai thuế, hải quan, bảo hiểm… bị lỗi thì liên hệ ai để được hỗ trợ?

Xử lý khó khăn của khách hàng nhanh chóng là tiêu chí đặt lên hàng đầu của chúng tôi, vì vậy khi gặp khi khó khăn hãy liên hệ ngay theo Hotline:

– Tổng đài 19006276 (5.000đ/phút) - 19006676 (1.000đ/phút).

SmartSign cam kết xử lý khó khăn của khách hàng, không chuyển hướng cuộc gọi.

2. Một chữ ký số dùng cho 2 doanh nghiệp được không?

Mỗi một chữ ký số được coi là một con dấu của doanh nghiệp, vì vậy mỗi chữ ký số chỉ được dùng cho một doanh nghiệp. Nếu 2 doanh nghiệp khác nhau phải sử dụng 2 chữ số khác nhau nhằm tránh tình trạng sử dụng chữ ký số bất hợp pháp.

3. Mới sử dụng chữ ký số nhưng có nhất thiết phải đổi mã pin hay dùng mã pin mặc định có được không?

Bạn nên thay đổi mã pin mới sau khi nhận chữ ký số để đảm bảo về tính bảo mật cá nhân, doanh nghiệp.

4. Nếu chữ ký số bị hỏng hoặc mất thì doanh nghiệp phải làm gì?

Chữ ký số SmartSign được bảo hành 12 tháng kể từ ngày cấp. Liên hệ ngay với chúng tôi để kiểm tra và làm thủ tục bảo hành. Số Hotline: 19006276 (5.000đ/phút) - 19006676 (1.000đ/phút).

Trường hợp hết hạn bảo hành hoặc mất chữ ký số thì mua lại chữ ký số mới vẫn giữ thời hạn cũ giá 275.000 vnđ (đã bao gồm VAT). Số Hotline: 19006276 (5.000đ/phút) - 19006676 (1.000đ/phút).

5. Hướng dẫn tôi sửa lỗi xuất hiện cảnh báo Hồ sơ chưa đăng ký nộp qua mạng khi thực chọn tờ khai và ký điện tử.

Bạn cần thực hiện 2 bước dưới đây để khắc phục lỗi trên:

– Bước 1: Bấm vào chức năng Khai Thuế, sau đó Đăng ký thêm tờ khai cần kê khai.

– Bước 2: Sau khi đăng ký thành công loại tờ khai, thực hiện gửi lại tờ khai.

6. Khi tôi thực hiện nhấn “ký tờ khai” thì có thông báo “không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng” là lỗi gì?

Bạn gặp lỗi trên là do 3 nguyên nhân sau:

– Bước 1: Máy tính cắm chữ ký số chưa thực hiện cài đặt Driver chữ ký số.

– Bước 2: Máy tính đã cài đặt Driver token SmartSign nhưng bị lỗi chưa fix lỗi.

– Bước 3: Check serial chứng thư số đã cập nhật trên hệ thống thuế hay chưa!

7. Làm thế nào khi ký điện tử hệ thống thông báo “Sai mã pin hay không tìm thấy thiết bị chứng thư số” trong khi tôi đã nhập đúng mã pin.

Bạn cần thực hiện 3 bước dưới đây để khắc phục lỗi trên:

Bước 1: Đăng nhập vào Token để kiểm tra mã pin. Nếu đúng thì vui lòng nhập lại mã pin khi ký điện tử. Còn trường hợp mã pin bị khóa, vui lòng liên hệ SmartSign để được hỗ trợ. Hotline: 19006276 (5.000đ/phút) - 19006676 (1.000đ/phút).

 Bước 2: Truy cập http://thuedientu.gdt.gov.vn bằng trình duyệt Google Chorme. Sau đó, vào Tool => History => History => Clear Browser Data => Advance => chọn all time => tích chọn tất các ô => Clear data => Sau đó, chờ đến khi kết thúc rồi tắt trình duyệt đi mở lại.

Bước 3: Đăng nhập web http://thuedientu.gdt.gov.vn. Rồi sau đó thực hiện ký và gửi tờ khai.

8. Một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chứng thư số hay không?

Với một chiếc Token, người sử dụng có thể dùng cho nhiều chức năng. Vậy sẽ rất dễ phát sinh vấn đề bất tiện khi Phòng Kế toán phân công người Khai thuế, nộp thuế là khác nhau. Hay phòng nhân sự cần dùng Token – chữ ký số để khai BHXH, hoặc phòng Pháp lý muốn dùng Token để giao dịch Đăng ký kinh doanh, hay Phòng Xuất nhập khẩu liên tục khai Hải quan để nhập hàng về.

Trên mỗi thiết bị Token đều có serial chứng thư số khác nhau. Khi đăng ký giao dịch với Cơ quan liên quan như Thuế, BHXH, Hải Quan, Sở Công Thương, ….. Người sử dụng dùng thiết bị Token có serial đã đăng ký trước đó sẽ dùng bình thường, và mỗi đăng ký giao dịch đều khác nhau, không ảnh hưởng giữa các thiết bị Token, khi 1 trong những thiết bị Token bị lỗi, những dịch vụ khác không bị ảnh hưởng.

Vậy, để đảm bảo tính liên tục và tách biệt giữa các giao dịch, chức năng khác nhau, Doanh nghiệp có thể đăng ký trên 01 token chữ ký số cùng 1 lúc. Việc quản lý thiết bị, nên đảm bảo và thống nhất giữa các Phòng Ban trong cùng Công ty.

Vậy, một Doanh nghiệp sử dụng đa chức năng, có thể đăng ký nhiều Token – chữ ký số cùng 1 lúc.

9. Trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi tên công ty hoặc địa chỉ trên giấy phép kinh doanh?

- SmartSign hỗ trợ doanh nghiệp thay đổi thông tin hoàn toàn miễn phí. Vui lòng liên hệ Hotline: 19006276 (5.000đ/phút) - 19006676 (1.000đ/phút) nhấn phím 3 hoặc gửi thông tin liên hệ về emai: info@smartsign.com.vn để được hỗ trợ.

10. Quy trình giải quyết khiếu nại cụ thể như sau:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin khiếu nại

• Nhân viên tiếp nhận khiếu nại bao gồm: Nhân viên lễ tân, Nhân viên Chăm sóc khách hàng.
• Khách hàng gửi yêu cầu khiếu nại qua các kênh:
  •  Hotline: 19006276 – 19006676.
  •  Email: info@smartsign.com.vn
  •  Gửi thư/công văn hoặc khách hàng đến trực tiếp tại văn phòng SmartSign tại:
    • Trụ sở chính: 41A Nguyễn Phi Khanh, P. Tân Định, Q.1, TPHCM
    • Văn phòng Miền Bắc: Tòa nhà AC, 78 Duy Tân, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
• Thông tin khiếu nại được tổng hợp cụ thể, chính xác theo đúng yêu cầu của khách hàng.
• Đối với các khách hàng khiếu nại trực tiếp tại văn phòng, nhân viên tiếp nhận phải xác nhận lại thông tin, xác định chính xác nội dung khiếu nại, ghi chú và chuyển cho bộ phận có liên quan xử lý
• Đối với yêu cầu khiếu nại qua Email, Hotline, điện thoại nhân viên tiếp nhận sẽ ghi chú và phản hồi với khách hàng về việc đã ghi nhận thông tin khiếu nại

Bước 2: Phân loại và chuyển yêu cầu khiếu nại đến bộ phận xử lý

Nhân viên tiếp nhận khiếu nại dựa trên thông tin đã ghi nhận để phân loại. Nội dung khiếu nại chia làm 3 nhóm:

• Khiếu nại về hỗ trợ kỹ thuật: cài đặt Token, cài đặt Java, khai báo ban đầu với các ứng dụng của Thuế, Hải quan, Bảo hiểm xã hội, có lỗi phát sinh trong quá trình ký số…
• Khiếu nại về thông tin dịch vụ; thời hạn chứng thư số, gói cước chứng thư số, thiết bị bị hòng…
• Khiếu nại về hồ sơ: tình trạng hồ sơ không chính xác…

Sau khi phân loại khiếu nại của khách hàng, nhân viên tiếp nhận chuyển thông tin đến bộ phận có liên quan để được xử lý.

Bước 3: Xử lý khiếu nại

- Đối với các khiếu nại liên quan đển thông tin dịch vụ:

• Nhân viên Chăm sóc khách hàng tra cứu thông tin trên hệ thống quản lý nội bộ để giải đáp các thắc mắc về thông tin Chứng thư số cho khách hàng.
• Đối với các khách hàng khiếu nại về thời hạn CTS và gói cước, nhân viên chăm sóc khách hàng hướng dẫn khách hàng gửi đầy đủ thông tin bao gồm: Hợp đồng và hóa đơn khi mua CTS. Nhân viên chăm sóc khách hàng phối hợp cùng nhân viên kinh doanh và đại lý để hỗ trợ xử lý cho khách hàng.
• Đối với các khiếu nại liên quan đến dịch vụ đại lý cung cấp: nhân viên tiếp nhận chuyển thông tin khiếu nại cho đại lý, và yêu cầu đại lý trực tiếp liên hệ với khách hàng và chịu trách nhiệm giải quyết khiếu nại. Đại lý thông báo kết quả xử lý cho SmartSign và SmartSign phản hồi kết quả cho khách hàng.

- Đối với các khiếu nại về hồ sơ:

• Nhân viên hồ sơ kiểm tra thông tin của khách hàng trên hệ thống nội bộ  qua mã số thuế, sau đó trả lời trực tiếp cho khách hàng, hoặc gửi email thông báo. Trường hợp chưa có hồ sơ, hoặc hồ sơ còn thiếu các thành phần hồ sơ thì nhân viên hồ sơ hướng dẫn khách hàng bổ sung.

- Đối với các khiếu nại khác:

• Nhân viên chăm sóc khách hàng hỗ trợ hướng dẫn khách hàng theo tùy trường hợp

Bước 4: Thông báo và phản hồi cho khách hàng

• Với các trường hợp sau khi có thể hỗ trợ xử lý ngay, nhân viên chăm sóc khách hàng gửi phản hồi và thông báo cho khách hàng về kết quả xử lý
• Với các trường hợp chưa thể giải quyết ngay, trả lời thời gian xử lý cho khách hàng, sau khi khiếu nại được gairi quyết thì thông báo cho khách hàng kết quả xử lý
• Nếu khách hàng đồng ý với kết quả xử lý thì kết thúc
• Nếu khách hàng không đồng ý với kết quả xử lý thì chuyển lại cho Bộ phận xử lý để hỗ trợ lại cho khách hàng, tiếp tục xử lý cho đến khi khách hàng hài lòng.

Thời gian giải quyết khiếu nại

• Đối với các hỗ trợ kỹ thuật: cài đặt token, cài đặt Java, khai báo với các ứng dụng của thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội,…: thời hạn giải quyết tối đa 2 tiếng
• Đối với hồ sơ khách hàng: thời gian giải quyết tơi đa 1 tiếng.
• Đối với khiếu nại về dịch vụ khách hàng: thời gian giải quyết khiếu nại tối đa 7 ngày làm việc.