3 CÁCH ĐƠN GIẢN ĐỂ PHÂN BIỆT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ (ĐƯỢC IN RA GIẤY) VÀ HÓA ĐƠN GIẤY

Hóa đơn điện tử được in ra giấy liệu có giá trị pháp lý và sử dụng được như hóa đơn truyền thống không? Đây không chỉ là thắc mắc của những doanh nghiệp mới chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử mà một số doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử lâu năm cũng không biết được điều này.

Hóa đơn điện tử được sử dụng bằng các file PDF hay XML trong bản bản mềm ở trong máy tính và có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử. Nhưng hóa đơn điện tử được in ra giấy lại chỉ có tác dụng lưu trữ và không có giá trị pháp lý.

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp không có sự hiểu biết về hóa đơn điện tử và dùng các bản hóa đơn điện tử in ra giấy sử dụng như hóa đơn truyền thống và không có giá trị pháp lý về hóa đơn. Chính vì vậy hôm nay Hóa Đơn Điện Tử Vi Na sẽ giúp bạn phân biệt giữa hóa đơn điện tử in ra giấy và hóa đơn truyền thống 1 cách đơn giản nhất.

Phân biệt bằng số liên

Theo khoản 1 điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC thì

Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:

• Liên 1: Lưu.
• Liên 2: Giao cho người mua.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.

Theo thông tư trên ta có thể thấy được rằng hóa đơn truyền thống bắt buộc phải có liên và nhiều hay ít phụ thuộc vào hóa đơn

Khác hẳn với hóa đơn giấy truyền thống do chi cục thuế cấp thì hóa đơn điện tử được in ra giấy có 1 bản duy nhất và không có liên và được căn cứ bởi số Serial của hóa đơn:

• Số serial của Hóa đơn điện tử: PP/18E
• Số serial của Hóa đơn đặt in (giấy): PP/18P

VD: 01GTKT3/001 -> Hóa đơn giấy hoặc 01GTKT0/001 -> Hóa đơn điện tử - Căn cứ vào Số Serial, Ký hiệu trên Hóa đơn:

Phân biệt bằng chữ kí

Đối với những người mới sử dụng hóa đơn điện tử sẽ ít khi sử dụng bằng cách phân biệt số liên và số seri. Chính vì vậy có 1 cách đơn giản giúp bạn có thể phân biệt được 2 loại hóa đơn ngay 1 cách nhanh chóng. Đó chính là chữ ký số ở cuối hóa đơn

Đối với hóa đơn truyền thống thì chữ kí thường là chữ kí bằng tay người sử dụng hóa đơn nên bạn có thể dễ dàng phân biệt được

Nhưng khác hẳn với hóa đơn truyền thống hóa đơn điện tử được in ra hóa đơn giấy thì thường được các doanh nghiệp kí trực tiếp bằng chữ kí số trên bản mềm. Chính vì vậy khi truy xuất hóa đơn điện tử hóa đơn cũng được chú thích:" HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ" người sử dụng cũng có thể dễ phân biệt hơn

Điểm khác nhau giữa chữ kí số và chữ kí truyền thống

Nếu như bạn vẫn chưa được tiếp xúc nhiều với chữ kí só cũng như chưa phân biệt được đâu là chữ kí điện tử, đâu là chữ kí số thì tôi sẽ phân biệt giúp bạn ở dưới đây:

Chữ kí truyền thống: Chắc hẳn ai trong chúng ta đã ít nhiều sử dụng chữ kí của bản thân mình để xác nhận cũng như kí kết các điều khoản có trong hợp đồng. Chữ ký truyền thống thường hay còn gọi là chữ ký tay được sử dụng cho những văn bản giấy tờ thực. Không cần cơ quan hay đơn vị chứng thực nào. Nó được ký kết trên giấy dạng chữ viết do mỗi người tự tạo nên. Khi nhìn vào chữ viết đó có thể xác định được người ký kết các văn bản giấy tờ.

Chứ kí số: Khác với chữ kí truyền thống thường được sử dụng trong các hợp đồng giấy thì chữ kí số là chữ kí được ký trong các văn bản điện tử. Chữ kí số thường không được ký bằng kí hiệu tên như chữ kí truyền thống và gồm 2 phần người kí hoặc công ty kí xác nhận và ngày kí 

Chất liệu hóa đơn giấy truyền thống

1 cách đơn giản nữa mà bạn có thể dễ dàng phân biệt giữa hóa đơn điện tử được in ra giấy và hóa đơn giấy truyền thống đó chính là chất liệu giấy của 2 loại hóa đơn

Hóa đơn đỏ truyền thống hay các loại hóa đơn truyền thống khác khác thường được in bằng chất liệu giấy nhất định và rất mỏng

Ngược lại hóa đơn điện tử in ra giấy mang mục đích lưu trữ nên có thể in bằng nhiều loại giấy khác nhau như bìa cứng, giấy ảnh hay giấy trắng A4 truyền thống,..... Tùy theo nhu cầu cũng như mong muốn của doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử in ra giấy mà hóa đơn điện tử được in ra các chất liệu giấy khác nhau thường là là giấy A4 dễ dàng cho việc xem cũng như lưu trữ hóa đơn

Thông tin thắc mắc về đăng ký sử dụng phần mềm ehd.smartvas.vn, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

 CÔNG TY CỔ PHẦN CHỮ KÝ SỐ VI NA

•  Trụ sở chính: 41A Nguyễn Phi Khanh, Phường Tân Định, Quận 1, TP HCM
•  Chi nhánh: Tòa Nhà AC, 78 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
•  HOTLINE: 1900 6676  (1.000đ/phút) - DỊCH VỤ SẢN PHẨM | 1900 6276  (5.000đ/phút) - HỖ TRỢ KỸ THUẬT
•  Email: info@smartsign.com.vn