BẠN CÓ BIẾT: HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐƯỢC GỬI ĐI THEO NHỮNG CÁCH NÀO?

Khác biệt hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử (HDDT) được mã hóa dữ liệu nhờ công nghệ số giúp việc chuyển gửi xác nhận cũng nhanh chóng và dễ dàng hơn cả; tiết kiệm thời gian, hạn chế tối đa tình trạng hư hỏng, thất lạc trong quá trình gửi đi. Vậy có bao nhiêu cách để doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử? bài viết dưới đây sẽ giúp giải đáp thắc mắc này.

Hóa đơn điện tử được định dạng như thế nào?

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần chính.

Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Tổng cục thuế chịu trách nhiệm xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ HDDT, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư này.

Hóa đơn số khi xuất ra thông thường sẽ có 2 file đi cùng nhau đó là bản thể hiện của hóa đơn thuộc dạng PDF và file dữ liệu hóa đơn thường dùng file XML. Đối với bản thể hiện của hóa đơn là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Nhưng do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc các bản in này không có giá trị pháp lý.

File dữ liệu hóa đơn XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. XML là viết tắt của Extensible Markup Language hay còn được gọi là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng. Các file XML cho phép tạo biểu tượng, đánh dấu riêng để mô tả nội dung được sử dụng nhằm phục vụ cho các dịch vụ website về các lĩnh vực như thuế, kế toán.

Doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua trung gian

Đối với cách gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng thông qua tổ chức trung gian, bên bán có thể gửi qua bên mua theo hướng dẫn dưới đây:

Bên bán hàng hóa, dịch vụ sẽ truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để có thể khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Hoặc cách khác là bên bán cũng có thể đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của mình vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Bên bán cần tiến hành ký số lên hóa đơn điện tử nếu trường hợp hóa đơn được lập bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Bên bán gửi cho bên mua email hóa đơn điện tử qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử.

Cần lưu ý rằng, những trường hợp bên mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của bên bán thì bên mua sẽ tiến hành ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và phải gửi lại cho bên bán hóa đơn điện tử đã có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua chính hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Hiện nay, việc gửi email hóa đơn điện tử dù là gửi trực tiếp hay thông qua tổ chức trung gian thì đều là những phương thức rất tiện ích, giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 90% thời gian cũng như chi phí gửi hóa đơn.

Hình thức chuyển gửi hóa đơn trực tiếp giữa 2 bên

Với cách này, doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp hóa đơn điện tử cho khách hàng của mình theo hướng dẫn sau:

Bên bán lập hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà mình đang sử dụng.
Bên bán ký số/ký điện tử lên hóa đơn.
Bên bán truyền trực tiếp đến cho hệ thống của bên mua hàng hóa, dịch vụ qua email hoặc theo đúng như cách thức truyền nhận mà cả 2 bên đã thỏa thuận trước đó.

Lưu ý rằng, nếu trường hợp bên mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì bên mua phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền lại hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho bên bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.

Để được hỗ trợ tư vấn miễn phí và giải đáp các thắc mắc liên quan, quý khách hàng vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CHỮ KÝ SỐ VI NA

Trụ sở chính: 41A Nguyễn Phi Khanh, Phường Tân Định, Quận 1, TP HCM
Chi nhánh: Tòa Nhà AC, 78 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
HOTLINE: 1900 6676 (1.000đ/phút) - DỊCH VỤ SẢN PHẨM | 1900 6276 (5.000đ/phút) - HỖ TRỢ KỸ THUẬT
Email: info@smartsign.com.vn