Hóa đơn điện tử và chữ ký số đã không còn quá xa lạ đối với mỗi doanh nghiệp, việc sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử cần có sự tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Vậy khi sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần có những lưu ý gì?
 

1. Những trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán

Căn cứ dự thảo thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính hoàn thiện lấy ý kiến vừa qua, có quy định những trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán nhằm đảm bảo đơn giản hóa các nội dung trên hóa đơn điện tử.

Cụ thể:

– Các trường hợp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không thông qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế thì trên hóa đơn điện tử khôn bắt buộc phải có một số chỉ tiêu, trong đó có chữ ký điện tử của người bán và người mua.

– Các loại tem, vé, thẻ điện tử cũng không cần thiết phải có chữ ký của người bán và chữ ký của người mua.

2. Trường hợp miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

* Hóa đơn không có chữ ký điện tử của bên mua có hợp lệ không?

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 1 Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi Khoản 5 Điều 5 Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định thì hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử của bên mua có giá trị pháp lý khi nếu thuộc 1 trong các trường hợp:

                                                                                                     Người mua không phải là đơn vị kế toán thì không cần có chữ ký điện tử của người mua

– Người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu… để chứng minh hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa 2 bên thì trên hóa đơn điện tử cũng không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Ngoài ra, trong trường hợp hóa đơn cần có chữ ký điện tử mà người mua hàng không có thì có thể tải SignOffline (Chữ ký số, chữ ký điện tử Offline) về máy và và cắm token chữ ký số của công ty vào, chọn thư mục, file cần ký. Sau đó đưa file vào danh sách file chưa ký và nhấn nút ký file.

Theo đó, nếu hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử thuộc hai trường hợp nêu trên thì vẫn hoàn toàn hợp lệ. Tuy nhiên, trong trường hợp phát sinh sai sót khi lập hóa đơn điện tử cần biên bản điều chỉnh hóa đơn, tiêu hủy hóa đơn thì nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký điện tử của cả người bán và người mua.

* Khi nào người mua được miễn trừ chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử?

Để được miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần gửi công văn lên cơ quan thuế để xin không hay khi thỏa mãn điều kiện trên thì được tự động áp dụng? Đó là băn khoăn của rất nhiều doanh nghiệp mà hóa đơn điện tử EasyInvoice nhận được.

Trả lời doanh nghiệp về vấn đề này, với doanh nghiệp muốn miễn trừ chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải có công văn yêu cầu gửi lên cơ quan thuế trực thuộc và phải được cơ quan thuế đồng ý mới được miễn trừ. Hơn nữa, việc miễn trừ này cũng sẽ được Cục thuế xem xét đối với từng trường hợp phát sinh cụ thể và từng điều kiện đáp ứng của mỗi doanh nghiệp.

* Chữ ký số hết hạn có ký được hóa đơn điện tử không?

Trường hợp chữ ký số hết hạn doanh nghiệp sẽ không ký được trên hóa đơn điện tử. Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện gia hạn chữ ký số, sau khi gia hạn và cập nhật chứng thư điện tử thành công thì mới xác thực, ký hóa đơn bình thường.

* Có thể sử dụng nhiều chữ ký số để xác thực hóa đơn điện tử được không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng nhiều chữ ký số để lập và xác nhận hóa đơn. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp, các chữ ký số của doanh nghiệp phải đảm bảo tính hợp lệ và được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục thuế.

* Khi nào người mua được miễn trừ chữ ký số?

Doanh nghiệp muốn miễn trừ chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải có công văn yêu cầu gửi lên cơ quan thuế trực thuộc và phải được cơ quan thuế đồng ý mới được miễn trừ. Hơn nữa, việc miễn trừ này cũng sẽ được Cục thuế xem xét đối với từng trường hợp phát sinh cụ thể và từng điều kiện đáp ứng của mỗi doanh nghiệp.

Trên là câu trả lời cho thắc mắc về “chữ ký số điện tử hết hạn có ký được hóa đơn điện tử không” và một số trường hợp sử dụng chữ ký số trong hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần nắm được.

Hy vọng, bài viết này đã giải đáp được phần nào những thắc mắc của doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu bạn đang có những băn khoăn về hóa đơn điện tử nhưng chưa được giải đáp, hãy gửi câu hỏi về hòm thư của chúng tôi theo địa chỉ: info@smartvas.vn (info@smartsign.com.vn)  để được hỗ trợ ngay!