1. Doanh nghiệp được lợi gì khi sử dụng hóa đơn điện tử?

Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử doanh nghiệp khắc phục được rất nhiều những nhược điểm của hóa đơn giấy. Khi sử dụng hóa đơn giấy doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian trong việc quản lý, bảo quản hóa đơn, tốn kém chi phí về in ấn… nhưng khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp có được rất nhiều những lợi ích như:

• Tiết kiệm 90% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
• Tối ưu thời gian làm việc cho kế toán và rút ngắn thời gian thu hồi công nơ
• Không còn tình trạng mất, hỏng hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp
• Tra cứu, quản trị toan diện tình hình sử dụng hóa đơn mọi lúc mọi nơi
• Tự động lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nhanh chóng, chính xác

2. Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Điều kiện để Doanh nghiệp trên địa bàn khởi tạo hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 2, Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể như sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu

– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
 

3. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, nhanh chóng?

Chuyển đổi hóa đơn giấy sang HDDT sẽ theo một quy trình đơn giản. Căn cứ Điều 6 Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015, doanh nghiệp muốn chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cần đáp ứng những điều kiện sau:

• Có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử. Đây là một điều kiện rất đơn giản để thực hiện vì hầu như văn phòng của doanh nghiệp nào cũng có hạ tầng về công nghệ thông tin như máy tính, mạng internet,…
• Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp
   

Tiếp theo đó doanh nghiệp cần phải:

1. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử: Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
2. Phát hành hóa đơn điện tử: Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)
3. Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

(*) LƯU Ý: Trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế gửi Thông báo tới địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế:

• Trường hợp chấp nhận, cơ quan thuế thông báo thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp.
• Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do không chấp thuận cho doanh nghiệp.

Sau khi nhận được thông báo chấp nhận về việc đăng ký sử dụng hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp truy cập phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) thực hiện đăng nhập và đăng ký phát hành cho hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Sau khi đăng ký phát hành thành công, doanh nghiệp có thể phát hành ngay hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế.

Như vậy, doanh nghiệp chỉ cần xem xét điều kiện thực tế của mình về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng hoá đơn điện tử của khách hàng… là có thể triển khai phát hành hoá đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.