1. Đối với trường hợp chưa kê khai thuế

Khoản 2 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định: “Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định”.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Bên bán lập biên bản thu hồi hóa đơn (lập 2 bản và mỗi bên giữ một bản).

Bước 2: Thu hồi (lấy lại) hóa đơn viết sai đã giao cho người mua trước đó.

Bước 3: Tiến hành gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và lưu giữ chúng.

Bước 4: Xuất lại hóa đơn mới theo đúng quy định.

Lưu ý:

Ngày trên hóa đơn mới là ngày lập biên bản thu hồi hóa đơn.

Bên bán và bên mua dùng hóa đơn xuất lại (đúng) để kê khai và hạch toán.

Hóa đơn viết sai đã xóa bỏ (gạch chéo) không được sử dụng để kê khai và hạch toán.

2. Đối với trường hợp đã kê khai thuế

Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định: “Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)”.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Người bán và người mua phải lập biên bản xác nhận hoặc điều chỉnh hóa đơn sai sót (lập 2 bản và mỗi bên giữ 1 bản).

Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Cách xử lý từng trường hợp sai sót cụ thể trên hóa đơn giá trị gia tăng viết sai đã kê khai thuế:

Trường hợp 1: Sai số lượng hàng hóa, sai đơn giá, sai thuế suất thuế giá trị gia tăng (đã kê khai thuế):

+ Nếu sai do thấp hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng.

+ Nếu sai do cao hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.

Lưu ý:

+ Trên hóa đơn viết sai, đang sai phần nào thì bạn phải điều chỉnh phần đó.

+ Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm các bạn không được ghi âm (tức là không được đánh dấu trừ phía trước giá trị giảm); nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm.

+ Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

Trường hợp 2: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

(Căn cứ vào Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ)